Bürokratiga liitumine
Väga tore, et Bürokratt pakub huvi! Kuidas aga jõuda huvist paigalduse ja toimiva juturobotini?
Siin on samm-sammult juhised Bürokratiga liitumiseks.
Esimene samm: Bürokrati liidestamise vajaduse teadvustamine
Kas asutusele esitatakse tihti küsimusi, millele vastamine ei nõua klienditoe spetsialistilt pikemat analüüsi, näiteks kui pikalt on asutus avatud, mida teha, kui dokument aegus või kas “Tõde ja õigus” on raamatukogus olemas?
Lihtsamad küsimused saab Bürokratile selgeks teha ning tulevikus sellistele küsimustele ja palvetele vastamine jätta Bürokratile, et oma asutuse klienditeenindajate töökoormust monotoonsete päringute arvelt vähendada.
Teine samm: Bürokratiga liitumiseks eestvedaja määramine
Kuna liitumiseks on vaja ellu viia ja koordineerida mitmeid tegevusi, on mõistlik asutuses selleks leida üks inimene, kes kogu protsessi juhib. Tema peaks korraldama Bürokrati treeningküsimuste kogumist, suhtlema asutuse IT partneriga (Bürokrati paigaldamisel asutuse enda taristusse ja vestlusakna paigaldamisel asutuse veebilehele), korraldama liitumislepingute sõlmimist ja kokku leppima asutuse töötajate koolitused koostöös Bürokrati treeneritega.
Kolmas samm: Bürokrati võimalustega tutvumine
kratid.ee lehele oleme koondanud kõik Bürokratiga seonduva ning meie tiim on valmis ka Bürokratti asutustele demoma! Selleks kirjuta buerokratt@ria.ee.
Neljas samm: asutuse päringute analüüs ja koondamine
Juba enne Bürokrati kasutuselevõttu tasub analüüsida asutusse seni tulnud pöördumisi. Kui palju on neist korduvalt esitatud küsimusi? Kas küsimusi on võimalik kategoriseerida? Millistele küsimustele saab anda sarnase vastuse?
Selle ettevalmistuse hõlbustamiseks soovitame kasutada Bürokrati treenimise näidisfaili, kuhu saate koguda küsimused-vastused ning need kategoriseerida. Sama faili saab hiljem Bürokrati treenimiseks kasutada! Näiteks saavad meie juturoboti treenerid treenida teie poolt kogutud näidetega Bürokrati esimese versiooni. Hiljem saate jooksvalt otse Bürokrati tagatoas ise uusi küsimusi ja vastuseid lisada.
Meile sobib, kui esmase treeningu tarvis vajalikud küsimused-vastused on kogutud ka mõnes muus vormis ja kujul.
Pea meeles, et Bürokratt tunneb end küsimuse tuvastamisel kindlamalt, kui olete ühe teema jaoks leidnud vähemalt 30 näidisküsimust. Erinevus võib olla ka sõnade asukohas või mõne sõna asendamises, kasutada võib ka keeleliselt ebakorrektseid näiteid või slängi.
Võta arvesse ka Bürokratile vastuste koostamise hea tava.
Kuigi Bürokratt on vestlusrobot, on keeruline teda KÕIGILE küsimustele vastama õpetada. Seetõttu on vajalik, et asutuses oleks inimene või inimesed, kes võtaksid vestluse üle, kui Bürokratt enam vastata ei oska. Bürokrati tagatoas vestlusele vastamine on lihtne ja ei eelda klienditoelt mingeid erioskusi. Kui tunnete, et vajate vastamiseks rohkem aega, saate inimeselt küsida tema kontaktandmed (kontaktinfo küsimine on tagatoas funktsionaalsusena olemas) ning vastuse soovitud kanali kaudu hiljem anda.
Viies samm: lepingute sõlmimine
See samm on täpsemalt kirjeldatud paigalduse alamlehel, kuid minimaalselt tuleb sõlmida leping TARA liidestamiseks, kuna Bürokrati tagatuppa saab vaid autenditud kasutaja, ning leping RIAga Bürokrati võrgustikuga liitumiseks.
Kui majutada Bürokratt Riigipilve, on tarvis sõlmida leping ka Riigipilvega.
Kuues samm: töötajate koolitus
Kui Bürokratt on paigaldatud, on aeg seda ka töötajatele tutvustada. Selles aitavad teid Bürokrati treenerid, kes näitavad ette Bürokrati tagatoa funktsionaalsused ning õpetavad, kuidas Bürokratti küsimustele vastama õpetada.
Bürokrati tiimi tugi
Meie pakume omalt poolt Bürokratti kui tarkvara, kuid saame vajadusel toetada nii paigaldamise kui ka koolitamisega. Bürokratt on väga uudne lahendus ning seetõttu koolitame kõigepealt asutuse töötajaid teemadel, mis käivad kokku virtuaalse assistendi kasutuselevõtmisega. Sarnaselt inimestega tuleb ka Bürokratti kui juturobotit koolitada ehk treenida: esimesed teemad ehk küsimused-vastused (ja vajadusel ka edaspidi) aitab treenida Bürokrati tiim.